KI im Büroalltag:
Transkription und Protokollerstellung
KI-gestützte Transkriptions-Tools für den modernen Büroalltag. Wir erfahren heute, wie diese Technologien unsere täglichen Aufgaben effizienter gestalten.

by André Heiner | BANCKOM IT-Solutions Deutschland

Automatisierte Transkription und Protokollerstellung
KI-Lösungen können den Büroalltag erheblich erleichtern, indem sie zeitaufwendige Aufgaben wie die Transkription von Meetings und die Erstellung von Protokollen automatisieren. Erfahren Sie, wie diese KI-basierten Funktionen Ihre Produktivität steigern können.
Unsere Ziele:
1
Historischer Kontext der Transkriptionstechnologien
Wir werden den Ursprung und die Fortschritte von Transkriptionstechnologien beleuchten – von handschriftlichen Protokollen über Diktiergeräte bis hin zu den modernen, KI-gestützten Tools.
2
Grundlagen der Meeting-Transkription
Die Teilnehmer lernen die verschiedenen Arten von Transkriptionstools und deren Anwendungsmöglichkeiten kennen, um die passende Lösung für ihre individuellen Anforderungen auszuwählen.
3
Effektiver Einsatz integrierter Transkriptionstools
Wir zeigen, wie sich Transkriptionsfunktionen in gängigen Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet aktivieren und sinnvoll einsetzen lassen.
4
KI-gestützte Meeting-Assistenten
Die Teilnehmer entdecken die Möglichkeiten fortschrittlicher KI-Tools wie Fireflies.ai, die automatisch Zusammenfassungen und Maßnahmen ableiten, und lernen diese zu bedienen.
5
Standalone-Transkriptionstools
Es wird gezeigt, welche eigenständigen Dienste (wie Otter.ai, Trint.com) zur Verfügung stehen und wie sie in spezifischen Anwendungsfällen von Nutzen sein können.
6
Hybride Transkriptionsplattformen und API-Tools
Die Teilnehmer erhalten Einblicke in hybride Lösungen wie HappyScribe.com und deren praktische Anwendung im Berufsalltag. Zusätzlich werden API-basierte Systeme wie IBM Watson Speech to Text, Google Speech-to-Text und Amazon Transcribe kurz erläutert, inklusive ihrer Anpassbarkeit und Flexibilität.
7
Open-Source-Transkriptionslösungen
Abschließend stellen wir Open-Source-Tools wie Mozilla DeepSpeech und Kaldi vor, die durch ihre Anpassbarkeit und den Schutz der Privatsphäre überzeugen.
Die Evolution der Transkription: Von manuellen Methoden zur KI
1
Frühe Anfänge
  • Antike bis Mittelalter: Schreiber und Mönche transkribierten Texte und mündliche Überlieferungen von Hand.
  • 15. Jahrhundert: Erfindung des Buchdrucks revolutioniert die Verbreitung von Texten, aber Transkription bleibt manuell.
2
Mechanische Ära
  • 1714: Henry Mill patentiert eine frühe Form der Schreibmaschine.
  • 1880er: Verbreitung von Schreibmaschinen beschleunigt die Transkription geschriebener Texte.
  • 1877: Thomas Edison erfindet den Phonographen, ermöglicht erstmals die Aufnahme von Ton.
3
Elektronisches Zeitalter
  • 1950er: Erste computergestützte Spracherkennungsversuche bei Bell Labs.
  • 1952: "Audrey" von Bell Labs erkennt gesprochene Ziffern.
  • 1962: IBM demonstriert "Shoebox", ein Gerät, das 16 englische Wörter erkennen kann.
4
Digitale Revolution
  • 1970er: Erste kommerzielle Diktiergeräte kommen auf den Markt.
  • 1980er: Fortschritte in der digitalen Signalverarbeitung verbessern die Spracherkennung.
  • 1990: Dragon bringt "Dragon Dictate" heraus, erste weitverbreitete Spracherkennungssoftware für PCs.
5
KI und Machine Learning
  • 2000er: Verbesserung der Spracherkennung durch statistische Modelle und Machine Learning.
  • 2011: IBM Watson gewinnt bei Jeopardy!, demonstriert fortgeschrittene Sprachverarbeitung.
  • 2016: Google gibt an, dass ihre Spracherkennung eine Genauigkeit von 95% erreicht hat.
6
Moderne KI-gestützte Transkription
  • Fortschritte in der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) ermöglichen kontextbasierte Transkription.
  • Integration von Transkriptionsfunktionen in Videokonferenzplattformen wie Zoom und Microsoft Teams.
7
Zukunftsaussichten
  • Weiterentwicklung der KI für noch genauere und kontextsensitivere Transkriptionen.
  • Potenzial für Echtzeit-Übersetzung und -Transkription in mehreren Sprachen.
  • Mögliche Integration von Emotionserkennung und anderen fortgeschrittenen Analysefunktionen.
Die Evolution der Transkription (Kurzfilm: 3 Min.)
Wie funktioniert KI-Spracherkennung?
1
Audioaufnahme
Der Ausgangspunkt ist eine Audioaufnahme, beispielsweise von einem Gespräch oder einer Präsentation.
2
KI-Verarbeitung
Moderne Spracherkennungs-KIs nutzen fortschrittliche Technologien wie Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinelles Lernen, um die Audioaufnahme in Text zu überführen.
3
Textausgabe
Das Ergebnis ist eine präzise Texttranskription, die nahtlos in Ihre Dokumentation oder Präsentation integriert werden kann.
Kontinuierliche Verbesserung
Die Genauigkeit der KI-Spracherkennung hat sich in den letzten Jahren deutlich verbessert. Moderne Algorithmen und leistungsfähige Hardware haben dazu beigetragen, dass die Transkription gesprochener Sprache immer präziser und zuverlässiger wird.
Insbesondere in Büroumgebungen, wo regelmäßig Besprechungen und Meetings stattfinden, bietet die KI-Spracherkennung große Vorteile. Sie ermöglicht es, Diskussionen und Diskussionsbeiträge in Echtzeit zu protokollieren und anschließend automatisch aufzubereiten.
Durch den Einsatz von KI-gestützter Transkription können Mitarbeiter wertvolle Zeit sparen und sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren, anstatt manuelle Protokolle zu erstellen. Darüber hinaus lassen sich die Transkripte für weiterführende Analysen und die Ableitung konkreter Handlungsschritte nutzen.
Insgesamt zeigt sich, dass die KI-Spracherkennung ein leistungsfähiges Werkzeug ist, um die Effizienz und Produktivität in Büroumgebungen zu steigern. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Technologie werden die Möglichkeiten in diesem Bereich in Zukunft noch zunehmen.
Woher kommt die KI-Spracherkennung?
Anfänge der KI-Spracherkennung
Die KI-Spracherkennung hat ihre Wurzeln in den Anfängen der künstlichen Intelligenz. Erste Ansätze zur Spracherkennung wurden bereits in den 1950er Jahren entwickelt. Die Entwicklungen der letzten Jahrzehnte haben jedoch zu einem rasanten Fortschritt geführt.
Entwicklung der digitalen Signalverarbeitung
Die ersten Versuche, Sprache in Text zu überführen, waren stark begrenzt. Die Systeme konnten nur wenige Wörter erkennen und waren stark abhängig von der Qualität der Audioaufnahme. Die Entwicklung der digitalen Signalverarbeitung in den 1970er Jahren eröffnete neue Möglichkeiten. Mit fortschrittlicheren Algorithmen und leistungsstärkeren Computern konnten die Systeme immer mehr Wörter und Sätze verarbeiten.
Daten und Rechenleistung
Besonders die Verfügbarkeit großer Datenmengen und leistungsstarker Computer hat die KI-Spracherkennung revolutioniert. Heute ermöglichen moderne Algorithmen die zuverlässige und präzise Umwandlung von Sprache in Text.
Neuronale Netze und Deep Learning
In den letzten Jahren hat die KI-Spracherkennung einen großen Sprung nach vorne gemacht. Die Entwicklung von neuronalen Netzen und Deep Learning hat zu einer deutlichen Steigerung der Genauigkeit geführt. Heute ist die KI-Spracherkennung eine wichtige Technologie in vielen Bereichen, darunter Kundenservice, virtuelle Assistenten, Diktiersoftware und Meetingprotokolle.
Umfrage-Quiz: Ihre Erfahrungen mit KI
Interaktive Teilnahme
Bitte nutzen Sie Ihr Smartphone, um an unserer Live-Umfrage teilzunehmen. Scannen Sie den QR-Code oder öffnen Sie den Link.
Fragen & Antworten
Wir möchten Ihre Erfahrungen mit KI-Tools, Nutzungshäufigkeit und Erwartungen an KI im Arbeitsalltag erfassen.
Ergebnisse
Die Umfrageergebnisse werden in Echtzeit auf dem Bildschirm angezeigt und dienen als Grundlage für unsere Diskussion.
1. Integrierte Meeting-Transkriptions-Tools
Diese Tools sind direkt in Videokonferenz-Plattformen integriert und bieten Echtzeit-Transkription während Meetings. Sie ermöglichen eine nahtlose Erfassung von Gesprächsinhalten ohne zusätzliche Software.
Beispiele:
  • Google Meet Untertitel (begrenzte Transkription für bestimmte Konten)
Zielgruppe:
  • Unternehmen aller Größen, die regelmäßig Online-Meetings durchführen
  • Teams, die eine einfache Lösung zur Meetingdokumentation benötigen
Lernkurve/Zeitaufwand:
  • Sehr gering; meist durch einen Klick aktivierbar
  • Minimal
Wenige Minuten Einarbeitung für Basisnutzung
Integration am Arbeitsplatz:
  • Sehr einfach, da bereits in den Meetingplattformen integriert
  • Keine separate Installation erforderlich
  • Möglicherweise Einschränkungen durch Unternehmensrichtlinien zur Nutzung von Transkriptionsdiensten
Kostenfaktor:
  • Oft in bestehenden Abonnements der Meetingplattformen enthalten
  • Zusätzliche Kosten können für erweiterte Funktionen anfallen
2. KI-gestützte Meeting-Assistenten
Diese fortschrittlichen Tools gehen über die reine Transkription hinaus und bieten umfassende Unterstützung für Meeting-Management, einschließlich Zusammenfassungen, Ableitung von TODO's und Definition der nächsten Schritte.
Beispiele:
Zielgruppe:
  • Unternehmen mit hohem Meetingaufkommen
  • Führungskräfte und Teams, die Meetingeffizienz optimieren möchten
  • Projektmanager und Abteilungsleiter
Lernkurve/Zeitaufwand:
  • Mittel; erfordert Einarbeitung in erweiterte Funktionen
  • Etwa 1-2 Stunden für grundlegende Beherrschung, mehrere Tage für fortgeschrittene Nutzung
Integration am Arbeitsplatz:
  • Mittlerer Aufwand; erfordert Installation von Plugins oder Erweiterungen
  • Möglicherweise IT-Unterstützung für die initiale Einrichtung nötig
  • Potenzielle Sicherheitsüberprüfungen erforderlich
Kostenfaktor:
  • Meist kostenpflichtige Abonnements
  • Oft gestaffelte Preismodelle basierend auf Funktionsumfang und Nutzerzahl
3. Standalone Transkriptions-Anwendungen
Eigenständige Software oder Dienste, die sich auf die Transkription von Audio- und Videodateien spezialisiert haben. Sie bieten oft erweiterte Bearbeitungs- und Analysefunktionen.
Beispiele:
  • Otter.ai (primär für Englisch)
  • Descript
Zielgruppe:
  • Einzelpersonen und Teams mit regelmäßigem Transkriptionsbedarf
  • Journalisten, Forscher, Content-Ersteller
Lernkurve/Zeitaufwand:
  • Gering bis mittel; intuitive Benutzeroberflächen
  • Etwa 30 Minuten bis 2 Stunden für Grundfunktionen, längere Zeit für fortgeschrittene Features
Integration am Arbeitsplatz:
  • Relativ einfach; meist webbasiert oder als Desktop-Anwendung
  • Eigenständige Installation durch Mitarbeiter möglich
  • Eventuell Genehmigung der IT-Abteilung für die Nutzung externer Dienste erforderlich
Kostenfaktor:
  • Oft Freemium-Modelle mit begrenzter kostenloser Nutzung
  • Kostenpflichtige Abonnements für erweiterte Funktionen und höheres Transkriptionsvolumen
4. Hybride Transkriptions-Plattformen
Diese Plattformen kombinieren benutzerfreundliche Oberflächen für direkte Nutzung mit API-Zugängen für Entwickler. Sie bieten oft umfangreiche Funktionen wie Untertitelung und Übersetzung.
Beispiele:
Zielgruppe:
  • Unternehmen mit vielfältigen Transkriptionsanforderungen
  • SW-Entwickler, die Transkriptionsfunktionen in eigene Anwendungen integrieren möchten
  • Content-Produzenten, die Transkription und Untertitelung benötigen
Lernkurve/Zeitaufwand:
  • Variiert je nach Nutzungstiefe; einfach für Basisnutzung, komplex für API-Integration
  • 30 Minuten bis 1 Stunde für Grundfunktionen, mehrere Tage für API-Integration und fortgeschrittene Nutzung
Integration am Arbeitsplatz:
  • Flexible Optionen; webbasierte Nutzung für Endanwender, API-Integration für IT-Teams
  • Möglicherweise IT-Unterstützung für fortgeschrittene Integrationen erforderlich
  • Potenzielle Sicherheitsüberprüfungen für Unternehmensnutzung
Kostenfaktor:
  • Meist gestaffelte Preismodelle basierend auf Nutzungsvolumen und Funktionsumfang
  • Separate Preisstrukturen für API-Nutzung und Endanwender-Zugang
5. API-basierte Transkriptions-Dienste
Diese Dienste bieten Transkriptionsfunktionen über APIs an, was eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglicht. Sie sind ideal für die Integration in bestehende Systeme und maßgeschneiderte Lösungen.
Beispiele:
  • IBM Watson Speech to Text
  • Google Speech-to-Text
  • Amazon Transcribe
  • Speechmatics
Zielgruppe:
  • Unternehmen mit eigenen Entwicklerteams
  • Softwareentwickler und -integratoren
  • Große Organisationen mit spezifischen Transkriptionsanforderungen
Lernkurve/Zeitaufwand:
  • Hoch; erfordert Programmierkenntnisse und Verständnis von API-Integrationen
  • Mehrere Tage bis Wochen für effektive Integration und Anpassung
Integration am Arbeitsplatz:
  • Komplex; erfordert Entwicklerressourcen und möglicherweise IT-Infrastrukturänderungen
  • Nicht für direkte Endbenutzerinstallation geeignet
  • Umfassende Sicherheitsüberprüfungen und Compliance-Bewertungen oft notwendig
Kostenfaktor:
  • Meist nutzungsbasierte Preismodelle (Pay-per-use)
  • Kosten können bei hohem Volumen erheblich sein, sind aber oft skalierbarer als Festpreis-Abonnements
  • Zusätzliche Kosten für Entwicklung und Wartung der Integration
6. Open-Source Transkriptions-Tools
Frei verfügbare Software, die von der Community entwickelt und gepflegt wird. Diese Tools bieten maximale Anpassbarkeit und Kontrolle, erfordern aber oft technisches Know-how.
Beispiele:
  • Mozilla DeepSpeech
  • Kaldi
Zielgruppe:
  • Technisch versierte Nutzer und Organisationen
  • Forschungseinrichtungen und Universitäten
  • Unternehmen mit spezifischen Datenschutz- oder Anpassungsanforderungen
Lernkurve/Zeitaufwand:
  • Sehr hoch; erfordert umfassende technische Kenntnisse
  • Wochen bis Monate für effektive Implementierung und Anpassung
Integration am Arbeitsplatz:
  • Hochkomplex; erfordert dedizierte IT-Ressourcen und möglicherweise spezielle Hardware
  • Nicht für direkte Endbenutzerinstallation geeignet
  • Vollständige Kontrolle über die Implementierung, aber mit hohem Aufwand verbunden
Kostenfaktor:
  • Keine direkten Lizenzkosten
  • Erhebliche indirekte Kosten durch Entwicklung, Implementierung und Wartung
  • Potenzielle Hardwarekosten für lokale Verarbeitung
Erweiterter Vergleich[1-4]:
Transkriptions-Tools und Auswahl
Erweiterter Vergleich[5-8]:
Transkriptions-Tools und Auswahl
Erweiterter Vergleich[9-12]:
Transkriptions-Tools und Auswahl
Übung macht den Meister: Praktische Aufgaben
Hands-on Erfahrung
Sie erhalten praktische Erfahrung mit vier führenden Transkriptions-Tools.
Realitätsnahe Szenarien
Erleben Sie realitätsnahe Szenarien aus dem Büroalltag.
Schritt-für-Schritt Anleitungen
Erhalten Sie Schritt-für-Schritt Anleitungen für jedes Tool.
Ihre Aufgaben:
  • Zoom: Lernen Sie, wie man die integrierte Transkriptionsfunktion für Meetings nutzt
  • Microsoft Teams: Erfahren Sie, wie man Meetings einfach dokumentiert und mit dem Team zusammenarbeitet.
  • Fireflies.ai: Entdecken Sie, wie KI Ihre Meetings analysiert und zusammenfasst.
  • HappyScribe: Nutzen Sie professionelle Tools für Transkriptionen und Untertitelung.
Unser Ziel:
Praktische Fähigkeiten entwickeln, um diese Tools effektiv in Ihrem Arbeitsalltag einzusetzen
Seien Sie bereit:
  • Aktiv teilzunehmen und zu experimentieren
  • Fragen zu stellen und Erfahrungen auszutauschen
  • Die Möglichkeiten dieser Tools für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu erkunden
AI Companion:
Ihr digitaler Meetingassistent
Ein intelligenter KI-Assistent, mit komplexer Spracherkennung, automatischer Protokollerstellung und individuellen Auswertungen.
1. Praktische Übung: Zoom (1/2)
Nutzen Sie die Transkriptions- und KI-Funktionen von Zoom für ein effektives Meeting-Management.
Vorbereitungsphase
Einrichtung und Orientierung
  • Öffnen Sie die Zoom-Desktop-Anwendung
  • Melden Sie sich mit Ihrem Zoom-Account an
  • Machen Sie sich mit der Benutzeroberfläche vertraut
Aktivierung der Transkriptionsfunktion
  • Gehen Sie zu den Einstellungen in Ihrem Zoom-Account
  • Navigieren Sie zum Reiter "Aufnahme"
  • Aktivieren Sie "Cloud-Aufnahme" und "Audio-Transkript"
  • Falls verfügbar, aktivieren Sie den Zoom AI Companion in den Einstellungen
Meeting-Durchführung und Transkription
Planen eines Testmeetings
  • Erstellen Sie ein neues Zoom-Meeting für 20 Minuten
  • Laden Sie mindestens zwei weitere Teilnehmer ein (z.B. Kollegen aus dem Workshop)
  • Stellen Sie sicher, dass die Cloud-Aufnahme und Transkription aktiviert sind
Durchführung des Meetings
  • Starten Sie das geplante Zoom-Meeting
  • Beginnen Sie die Cloud-Aufnahme und Transkription
  • Führen Sie ein simuliertes Geschäftsgespräch (z.B. Projektplanung, Brainstorming-Session)
  • Nutzen Sie verschiedene Zoom-Funktionen wie Screen Sharing und Whiteboard
Nutzung der Transkription und KI-Funktionen
Echtzeit-Transkription
  • Beobachten Sie die Live-Transkription während des Meetings
  • Experimentieren Sie mit der Anpassung der Transkriptionseinstellungen (z.B. Schriftgröße, Position)
Verwendung des AI Companion (falls verfügbar)
  • Aktivieren Sie den AI Companion während des Meetings
  • Bitten Sie den AI Companion um eine Zusammenfassung der bisherigen Diskussion
  • Lassen Sie den AI Companion Aktionspunkte aus dem Gespräch extrahieren
Nachbereitung des Meetings
  • Beenden Sie das Meeting und warten Sie, bis die Cloud-Aufnahme verarbeitet ist
  • Greifen Sie auf die Aufnahme und Transkription in Ihrem Zoom-Account zu
1. Praktische Übung: Zoom (2/2)
Analyse und Bearbeitung
Überprüfung der Transkription
  • Öffnen Sie die automatisch erstellte Transkription
  • Lesen Sie die Transkription durch und korrigieren Sie etwaige Fehler
  • Markieren Sie wichtige Abschnitte oder Schlüsselwörter
Nutzung der KI-Funktionen (mit AI Companion)
  • Lassen Sie den AI Companion eine detaillierte Zusammenfassung des Meetings erstellen
  • Überprüfen Sie die vom AI Companion generierten Aktionspunkte
  • Nutzen Sie die KI, um Fragen zum Meetinginhalt zu stellen und zu beantworten
Kollaboration und Sharing
Teilen der Ergebnisse
  • Teilen Sie die Aufnahme und Transkription mit den Meeting-Teilnehmern
  • Experimentieren Sie mit verschiedenen Freigabeoptionen in Zoom
Kommentare und Anmerkungen
  • Fügen Sie Kommentare zu wichtigen Teilen der Transkription hinzu
  • Markieren Sie Entscheidungen oder wichtige Diskussionspunkte
Integration mit anderen Tools
  • Exportieren Sie die Transkription in ein Textverarbeitungsprogramm
  • Wenn möglich, testen Sie die Integration mit Projektmanagement-Tools
Finalisierung und Reporting
Erstellung eines Meeting-Berichts
  • Erstellen Sie einen Meetingbericht basierend auf der Transkription und KI-Zusammenfassung
  • Inkludieren Sie die wichtigsten Diskussionspunkte, Entscheidungen und ToDos
Export und Teilen
  • Exportieren Sie den Bericht und die Transkription in verschiedenen Formaten
  • Teilen Sie diese Dokumente über Zoom oder andere Kollaborationsplattformen
Reflexion
  • Diskutieren Sie die Vor- und Nachteile der Zoom-Transkriptions- und KI-Funktionen
  • Vergleichen Sie die Erfahrung mit herkömmlichen Methoden der Meetingdokumentation
Von der Transkription zur Zusammenfassung
KI-gesteuerte Zusammenfassungstools wie ZOOM AI Companion, MS Teams Meeting Live-Transkription verwandeln umfangreiche Transkripte in prägnante Berichte, die Ihre Produktivität steigern und wertvolle Zeit sparen.
2. Praktische Übung: MS Teams (1/2)
Nutzen Sie die Transkriptions- und Kollaborationsfunktionen von Microsoft Teams für effektives Meeting-Management und Teamarbeit.
Vorbereitungsphase
Einrichtung und Orientierung
  • Öffnen Sie Microsoft Teams auf Ihrem Desktop oder im Browser
  • Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Account an
  • Machen Sie sich mit der Teams-Benutzeroberfläche vertraut
Erstellung eines Testteams
  • Erstellen Sie ein neues Team für das Workshop-Projekt
  • Laden Sie mindestens zwei weitere Teilnehmer in das Team ein
  • Richten Sie einen Kanal für Meetingdokumentationen ein
Meeting-Durchführung und Transkription
Planen eines Testmeetings
  • Planen Sie ein Teams-Meeting für 3-5 Minuten im erstellten Teamkanal
  • Stellen Sie sicher, dass die Transkription für das Meeting aktiviert ist
  • Bereiten Sie eine kurze Agenda in OneNote vor und teilen Sie sie im Meetingchat
Durchführung des Meetings
  • Starten Sie das geplante Teams-Meeting
  • Aktivieren Sie die Live-Transkription zu Beginn des Meetings
  • Führen Sie ein simuliertes Projektmeeting durch (z.B. Statusupdate, Planung)
  • Nutzen Sie verschiedene Teams-Funktionen wie Screen Sharing und Whiteboard
Nutzung der Transkription und Kollaborationsfunktionen
Echtzeit-Transkription
  • Beobachten Sie die Live-Transkription während des Meetings
  • Machen Sie sich mit der Bearbeitung der Transkription in Echtzeit vertraut
Collaborative Note-Taking
  • Nutzen Sie die OneNote-Integration, um gemeinsam Notizen während des Meetings zu machen
  • Verknüpfen Sie wichtige Punkte aus der Transkription mit Ihren Notizen
Aufgabenverwaltung
  • Erstellen Sie während des Meetings Aufgaben direkt in Microsoft To-Do oder Planner
  • Weisen Sie Aufgaben Teammitgliedern zu und setzen Sie Fristen
2. Praktische Übung: MS Teams (2/2)
Analyse und Nachbereitung
Überprüfung der Transkription
  • Greifen Sie nach dem Meeting auf die vollständige Transkription zu
  • Überprüfen und korrigieren Sie die Transkription bei Bedarf
  • Markieren Sie wichtige Abschnitte oder Entscheidungen
Integration mit anderen Microsoft-Tools
  • Exportieren Sie die Transkription in Microsoft Word zur weiteren Bearbeitung
  • Erstellen Sie eine Zusammenfassung des Meetings in PowerPoint
  • Aktualisieren Sie relevante Projektdokumente in SharePoint basierend auf den Meetingergebnissen
Kollaboration und Sharing
Teilen der Ergebnisse
  • Teilen Sie die Meetingaufzeichnung und Transkription im Teamkanal
  • Nutzen Sie die @mention-Funktion, um Teammitglieder auf wichtige Punkte aufmerksam zu machen
Feedback und Diskussion
  • Starten Sie einen Thread im Teamkanal zur Diskussion der Meetingergebnisse
  • Ermutigen Sie Teammitglieder, Kommentare und Vorschläge zur Transkription hinzuzufügen
Erstellung eines Wikis
  • Erstellen Sie ein Wiki im Teamkanal, um wichtige Meetingentscheidungen und Informationen zu dokumentieren
  • Verlinken Sie relevante Dokumente und Transkriptionen im Wiki
Finalisierung und Reporting
Erstellung eines Meeting-Berichts
  • Nutzen Sie Microsoft Word oder PowerPoint, um einen umfassenden Meetingbericht zu erstellen
  • Integrieren Sie Informationen aus der Transkription, OneNote-Notizen und erstellten Aufgaben
Präsentation der Ergebnisse
  • Erstellen Sie eine kurze PowerPoint-Präsentation, die die Hauptpunkte des Meetings zusammenfasst
  • Teilen Sie diese Präsentation im Teamkanal und planen Sie ein kurzes Follow-up-Meeting
Reflexion
  • Diskutieren Sie die Vor- und Nachteile der Teams-Transkriptions- und Kollaborationsfunktionen
  • Reflektieren Sie, wie diese Tools die Teamproduktivität und Meetingeffizienz verbessern können
Vorteile von KI-gestützter Berichterstellung
  • Zeitersparnis: Dank der automatisierten Transkription und Zusammenfassung können Berichte viel schneller erstellt werden, was Ihre Produktivität steigert.
  • Konsistente Formatierung und Struktur: KI-generierte Berichte halten sich an ein einheitliches Layout, das professionell und leicht verständlich ist.
  • Umfassende Dokumentation: KI-Technologien erfassen alle wichtigen Inhalte und Ergebnisse eines Meetings, sodass nichts verloren geht.
  • Reduziertes Risiko verpasster Aufgaben: Dank der KI-Analyse werden wichtige nächste Schritte zuverlässig erkannt und dokumentiert.
  • Gesteigerte Effizienz von Meetings: Durch den Überblick über Entscheidungen und Vereinbarungen können Meetings fokussierter und produktiver gestaltet werden.
  • Verbesserte Rechenschaftspflicht: Die Dokumentation der Folgemaßnahmen erhöht die Transparenz und Verantwortlichkeit im Unternehmen.
Fireflies.ai
Live Demonstration
Erleben Sie die Leistungsfähigkeit von Fireflies.ai live in Aktion. Lassen Sie sich von den innovativen Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz begeistern und sehen Sie, wie sie Ihren Büroalltag erleichtern kann.
Fireflies.ai in Action (Demo: 4 Min.)
KI-Analyse von Meetingtranskripten: Identifizierung von Folgemaßnahmen
  • Die KI-gestützte Analyse von Meetingtranskripten ermöglicht es, verschiedene Arten von Folgemaßnahmen und Handlungsempfehlungen zu erkennen.
  • Ein Beispiel aus einem Transkript: "Wir sollten bis nächste Woche einen Termin mit dem Vertriebsteam vereinbaren, um die nächsten Schritte zu besprechen."
  • Die KI identifiziert hier die zeitliche Vorgabe "bis nächste Woche" als Folgemaßnahme und markiert sie entsprechend.
  • Ein weiteres Beispiel: "Bitte senden Sie mir die Präsentation bis morgen, damit ich sie durchsehen kann." Hier erkennt die KI den konkreten Auftrag als Folgemaßnahme.
  • Durch diese Analyse können wichtige nächste Schritte und Zuständigkeiten aus dem Transkript extrahiert werden, um den Prozess zu optimieren.
3. Praktische Übung: Fireflies.ai (1/2)
Erstellen Sie eine umfassende Meeting-Analyse mit Fireflies.ai für ein simuliertes Geschäftstreffen.
Vorbereitungsphase
Einrichtung und Orientierung
  • Registrieren Sie sich für ein neues Konto oder melden Sie sich an
Verbindung mit Kalendersystem
  • Klicken Sie auf 'Integrationen' im Dashboard
  • Verbinden Sie Fireflies.ai mit Ihrem Geschäftskalender (z.B. Google Calendar, Outlook)
  • Überprüfen Sie die Verbindung durch Anzeigen Ihrer Kalenderereignisse in Fireflies.ai
Meeting-Aufzeichnung und Transkription
Planen eines Testmeetings
  • Erstellen Sie ein neues Kalenderereignis für ein 15-minütiges Testmeeting
  • Laden Sie mindestens einen weiteren Teilnehmer ein (z.B. einen Kollegen aus dem Workshop)
Durchführung des Meetings
  • Starten Sie das geplante Meeting in Ihrer üblichen Videokonferenz-Software
  • Führen Sie ein simuliertes Geschäftsgespräch (z.B. Projektupdate, Kundengespräch)
  • Stellen Sie sicher, dass verschiedene Sprecher zu Wort kommen und Aktionspunkte diskutiert werden
Analyse und Bearbeitung
Zugriff auf die Transkription
  • Öffnen Sie die automatisch erstellte Transkription des Testmeetings
Überprüfung und Bearbeitung
  • Lesen Sie die Transkription durch und korrigieren Sie etwaige Fehler
  • Markieren Sie wichtige Abschnitte oder Schlüsselwörter
  • Nutzen Sie die Sprechererkennung, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer korrekt identifiziert wurden
Nutzung der KI-Funktionen
  • Überprüfen Sie die automatisch generierten Zusammenfassungen
  • Sehen Sie sich die extrahierten ToDo's an und ergänzen Sie diese bei Bedarf
  • Experimentieren Sie mit der Suchfunktion, um spezifische Informationen im Transkript zu finden
3. Praktische Übung: Fireflies.ai (2/2)
Kollaboration und Sharing
Teilen der Ergebnisse
  • Teilen Sie die Transkription und Analyse mit den anderen Meeting-Teilnehmern
  • Experimentieren Sie mit verschiedenen Berechtigungseinstellungen
Kommentare und Anmerkungen
  • Fügen Sie mindestens drei Kommentare zu verschiedenen Teilen der Transkription hinzu
  • Markieren Sie wichtige Entscheidungen oder Diskussionspunkte
Integration mit anderen Tools
  • Exportieren Sie die Aktionspunkte in ein Projektmanagement-Tool Ihrer Wahl (z.B. Trello, Asana)
  • Testen Sie die Integration mit CRM-Systemen, falls verfügbar
Finalisierung und Reporting
Erstellung eines Meeting-Berichts
  • Nutzen Sie die Fireflies.ai-Funktionen, um einen umfassenden Meetingbericht zu erstellen
  • Inkludieren Sie Zusammenfassung, abgeleitete Aufgaben und wichtige Zitate
Export und Teilen
  • Exportieren Sie den Bericht in verschiedenen Formaten (z.B. PDF, Word)
  • Teilen Sie den Bericht über die Fireflies.ai-Plattform mit Ihrem Team
Reflexion
  • Diskutieren Sie Vor- und Nachteile der Fireflies.ai-Funktionen
  • Identifizieren Sie potenzielle Anwendungsbereiche in Ihrem Arbeitsalltag
Zusätzliche Hinweise
  • Experimentieren Sie mit verschiedenen Meeting-Szenarien (z.B. 1:1-Gespräch, Teambesprechung)
  • Nutzen Sie die Hilfe-Funktion von Fireflies.ai für zusätzliche Anleitungen
  • Achten Sie auf Datenschutz und Vertraulichkeit bei der Nutzung echter Meetinginhalte
Vergleich: Berichterstellung mit
bzw. ohne KI-Unterstützung
Manuelle Berichterstellung
Mehrere Mitarbeiter nehmen Notizen während des Meetings auf. Diese müssen anschließend aufwendig zusammengefügt und strukturiert werden. Der Prozess ist zeitintensiv und kann zu Ungenauigkeiten führen, da Informationen verloren gehen oder falsch interpretiert werden. Die Erstellung des finalen Berichts kann mehrere Tage in Anspruch nehmen, bevor er verteilt werden kann.
KI-gestützte Berichterstellung
Die KI-Lösung wie ZOOM AI Companion nimmt das Meeting in Echtzeit auf und erstellt automatisch eine detaillierte Transkription. AI Companion fasst die Diskussionspunkte zusammen und strukturiert den Bericht. Fehler und Ungenauigkeiten werden reduziert. Der Bericht kann innerhalb weniger Minuten nach dem Meeting an Teilnehmer verteilt werden.
KI-gestützte Berichterstellung: Messbarer Fortschritt
75%
Zeitersparnis
92%
Zufriedenheit der Mitarbeiter
Die Umstellung auf KI-gestützte Berichterstellung hat sich für viele Unternehmen als äußerst effizient erwiesen. Studien zeigen, dass Mitarbeiter durch die Automatisierung von Transkription und Zusammenfassung bis zu 75% Zeit bei der Erstellung von Berichten sparen können. Darüber hinaus steigt die Mitarbeiterzufriedenheit um beeindruckende 92%, da lästige Routineaufgaben deutlich reduziert werden.
HappyScribe
Live Demonstration
Erleben Sie eine Live-Demonstration der fortgeschrittenen Funktionen von HappyScribe. Nutzen Sie die Möglichkeiten zur professionellen Transkription, Untertitelung und Übersetzung von Audio- und Videomaterial.
HappyScribe in Action (Demo: 4 Min.)
4. Praktische Übung: HappyScribe (1)
Nutzen Sie die fortgeschrittenen Transkriptions-, Untertitelungs- und Übersetzungsfunktionen von HappyScribe für die professionelle Bearbeitung von Audio- und Videomaterial.
Vorbereitungsphase
Einrichtung und Orientierung
  • Öffnen Sie die HappyScribe-Website und melden Sie sich an
  • Machen Sie sich mit dem Dashboard und den verschiedenen Funktionen vertraut
  • Überprüfen Sie die verfügbaren Sprachen und Ausgabeformate
Materialbeschaffung
  • Bereiten Sie verschiedene Audiodateien vor (z.B. Podcast-Ausschnitt, Interviewaufnahme)
  • Wählen Sie ein kurzes Videosegment (1-2 Minuten) für die Untertitelungsübung aus
Automatische Transkription
Hochladen und Transkribieren
  • Laden Sie eine Audiodatei (ca. 5 Minuten) in HappyScribe hoch
  • Wählen Sie die entsprechende Sprache und starten Sie die automatische Transkription
  • Beobachten Sie den Fortschritt und die geschätzte Bearbeitungszeit
Analyse der Rohtranskription
  • Öffnen Sie die fertige automatische Transkription
  • Bewerten Sie die Genauigkeit der Transkription
  • Identifizieren Sie typische Fehler oder Problembereiche
Manuelle Bearbeitung und Verfeinerung
Transkriptionseditor nutzen
  • Korrigieren Sie Fehler in der automatischen Transkription
  • Nutzen Sie die Zeitstempel-Funktionen zur präzisen Anpassung
  • Experimentieren Sie mit der Sprechererkennung und -zuweisung
Formatierung und Strukturierung
  • Fügen Sie Interpunktion und Absätze hinzu, um die Lesbarkeit zu verbessern
  • Markieren Sie wichtige Abschnitte oder Schlüsselwörter
  • Nutzen Sie die Kommentarfunktion für Anmerkungen oder Fragen
4.Praktische Übung: HappyScribe (2)
Untertitelung
Vorbereitung des Videomaterials
  • Laden Sie das vorbereitete Videosegment in HappyScribe hoch
  • Wählen Sie die Option zur Untertitelung
Erstellung und Anpassung von Untertiteln
  • Bearbeiten Sie die automatisch generierten Untertitel
  • Passen Sie Timing und Zeilenumbrüche an
  • Experimentieren Sie mit verschiedenen Untertitelstilen und -farben
Synchronisation und Vorschau
  • Nutzen Sie die Vorschaufunktion, um die Synchronisation zu überprüfen
  • Nehmen Sie Feinabstimmungen vor, um eine optimale Lesbarkeit zu gewährleisten
Übersetzung und mehrsprachige Bearbeitung
Automatische Übersetzung
  • Wählen Sie eine bereits transkribierte Datei aus
  • Nutzen Sie die automatische Übersetzungsfunktion in eine andere Sprache
  • Vergleichen Sie Original und Übersetzung
Manuelle Anpassung der Übersetzung
  • Überprüfen und korrigieren Sie die automatische Übersetzung
  • Achten Sie auf kulturelle Nuancen und kontextabhängige Übersetzungen
  • Erstellen Sie zweisprachige Untertitel für das Videomaterial
Fortgeschrittene Funktionen
API-Integration (optional)
  • Erkunden Sie die API-Dokumentation von HappyScribe
  • Skizzieren Sie einen möglichen Workflow zur Integration von HappyScribe in bestehende Systeme
Export und Weiterverwertung
  • Exportieren Sie die Transkription in verschiedenen Formaten (z.B. Word, PDF, SRT)
  • Testen Sie den Export der Untertitel in gängige Videobearbeitungsprogramme
Reflexion
  • Diskutieren Sie die Vor- und Nachteile von HappyScribe im Vergleich zu integrierten Lösungen
  • Reflektieren Sie über potenzielle Anwendungsfälle in Ihrem beruflichen Umfeld
Zusätzliche Hinweise
  • Experimentieren Sie mit verschiedenen Audioqualitäten und Akzenten, um die Grenzen der automatischen Transkription zu testen
  • Nutzen Sie das HappyScribe-Hilfecenter für detaillierte Anleitungen zu spezifischen Funktionen
  • Bedenken Sie die Datenschutz- und Urheberrechtsaspekte bei der Arbeit mit Audio- und Videomaterial
KI-basierte Analyse von Meetingtranskripten
1
Transkripteingabe
Der Prozess beginnt mit der Erfassung des Meetinggesprächs und der anschließenden Transkription des Audiomaterials.
2
Textvorverarbeitung
Die Rohdaten werden dann bereinigt, strukturiert und für die weitere Analyse vorbereitet.
3
Natürliche Sprachverarbeitung (NLP)
Mithilfe fortschrittlicher KI-Technologie werden die Transkripte analysiert, um wichtige Informationen und Erkenntnisse zu extrahieren.
4
Identifizierung von Aktionen und Folgemaßnahmen
Das System erkennt automatisch Actionable Items, Verantwortlichkeiten und Deadlines, um den Workflow zu optimieren.
5
Ergebnisausgabe
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse werden strukturierte Berichte und Zusammenfassungen generiert, die den Entscheidungsprozess unterstützen.
KI-Techniken für Transkriptanalysen
  1. Named Entity Recognition (NER): Diese Technik identifiziert und kategorisiert Eigennamen, Organisationen, Orte und andere relevante Entitäten in Textdaten. Sie liefert wertvolle Erkenntnisse über die Beteiligten und Themen eines Meetings.
  1. Sentiment-Analyse: Mithilfe von Sentiment-Analyse können positive, negative oder neutrale Stimmungen und Emotionen in Gesprächstranskripten erkannt werden. Dies gibt Aufschluss über die Einstellungen und Reaktionen der Teilnehmer.
  1. Topic Modeling: Diese Technik identifiziert die Hauptthemen und Diskussionsschwerpunkte in Transkripten. Sie ermöglicht es, den Verlauf und die Schwerpunkte eines Meetings besser zu verstehen.
  1. Intent-Klassifizierung: Mithilfe von Intent-Klassifizierung können die Absichten und Ziele der Teilnehmer erkannt werden. So lassen sich beispielsweise Fragen, Vorschläge oder Entscheidungen automatisch identifizieren.
Integration von KI-gestützter Berichterstellung in PM-Tools
1
Trello
Nahtlose Anbindung an Trello, um Projektmanagement und KI-generierte Berichte zu synchronisieren.
2
Asana
Direkter Datenaustausch zwischen Asana und KI-Lösungen für eine effiziente Berichterstellung.
3
Microsoft Project
Automatische Übertragung von Projektinformationen in strukturierte KI-Berichte für Microsoft Project.
4
Jira
Reibungslose Integration von KI-Technologie in Jira zur Erstellung detaillierter, auf Projektfortschritt basierender Berichte.
Auswirkungen auf die Meetingkultur
Mehr Fokus auf Inhalte
Dank der KI-gestützten Protokollierung können sich Teilnehmer stärker auf die Diskussion und Ideenfindung konzentrieren, anstatt ständig mitzuschreiben.
Erhöhte Transparenz
Automatisierte Protokolle schaffen mehr Verantwortlichkeit und Nachvollziehbarkeit in Besprechungen, was zu einer offeneren Diskussionskultur führen kann.
Neue Herausforderungen für Moderation
Die Meetingmoderation muss sich an die veränderte Dynamik durch den Einsatz von KI-Tools anpassen, um den Fluss der Diskussion effektiv zu steuern.
Viel Erfolg beim Einsatz von KI im Büro!
Effizientes Arbeiten
Nutzen Sie die Kraft der KI, um Ihre Aufgaben schneller und einfacher zu erledigen.
Kreative Ideen
Lassen Sie sich von der KI inspirieren und generieren Sie neue Ideen für Ihre Projekte.
Bessere Zusammenarbeit
Optimieren Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen mithilfe der KI.